do góry
Pobieranie danych...
zamknij
 
data dodania: 17.04.2018
codzienne aktualności na pulpicie - pobierz bezpłatną aplikację
 

Jak rozliczyć zaliczkę w zagranicznej podróży służbowej

Zaliczka wypłacana jest według wstępnej kalkulacji kosztów podróży. Przyjąć należy, że tej kalkulacji dokonuje pracodawca (osoba działająca w jego imieniu), a nie pracownik. Do jej dokonania potrzebna jest wiedza specjalistyczna dotycząca świadczeń należnych pracownikowi w związku z delegacją oraz sposobu ich naliczania.

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (art. 775 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy; dalej: k.p.).

Przy wyjeździe w zagraniczną podróż służbowąpracownik otrzymuje zaliczkę na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.Mówi o tym § 20 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej). Przepis ten wskazuje, że pracownik otrzymujezaliczkę na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju. Zwrot „otrzymuje zaliczkę” oznacza, że jej wypłata jest, co do zasady, obligatoryjna. W sytuacjach nagłych, gdy nie ma już możliwości udzielenia pracownikowi zaliczki lub gdy odmawia on jej przyjęcia, warto sporządzić odpowiednią notatkę. Pracodawca będzie mógł wykazać racjonalny powód niewypłacenia zaliczki.

Zapamiętaj!

W przypadku wyjazdu służbowego pracownika poza granice Polski pracodawca jest zobowiązany do wypłaty zaliczki nawet bez wniosku pracownika.

Pracownik otrzymuje zaliczk ę w walucie obcej na niezb ę dne koszty podró ż y zagranicznej, w wysoko ś ci wynikaj ą cej ze wst ę pnej kalkulacji tych kosztów. Za zgod ą pracownika zaliczka mo ż e by ć wypłacona w walucie polskiej, w wysoko ś ci stanowi ą cej równowarto ść przysługuj ą cej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według ś redniego kursu złotego w stosunku do walut obcych, okre ś lonego przez NBP z dnia wypłaty zaliczki. Możliwe jest również dokonanie wypłaty zaliczki częściowo w walucie i częściowo w złotówkach.

Wstępna kalkulacja kosztów

Zaliczka wypłacana jest według wstępnej kalkulacji kosztów podróży. Przyjąć należy, że tej kalkulacji dokonuje pracodawca (osoba działająca w jego imieniu), a nie pracownik. Do jej dokonania potrzebna jest wiedza specjalistyczna dotycząca świadczeń należnych pracownikowi w związku z delegacją oraz sposobu ich naliczania.

Zaliczka w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji kosztów oznacza wypłatę jej w kwocie opiewającej na wszystkie znane i wynikające z polecenia wyjazdu służbowego wydatki ponoszone przez pracownika oraz należności ryczałtowe przewidziane w przepisach . Pracownik nie może być zobowiązany do kredytowania działalności pracodawcy, dlatego też kwota zaliczki de facto opiewać będzie - pomijając sytuacje szczególne i powstałe w związku z nimi nieprzewidziane wydatki - na sumę zbliżoną do ostatecznego rozliczenia delegacji. Do tego powinien dążyć pracodawca. Dookreślenie kosztów i wypłata zaliczki w kwocie najbardziej zbliżonej do rozliczenia końcowego przed wyjazdem jest niezmiernie ważne m.in. w zakresie minimalizowania przypadków takich, na jakie wskazuje Czytelnik.

Rozliczenie delegacji

Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów delegacji nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia (§ 5 ust. 1 rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej). Rozliczenie kosztów podró ż y zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według ś redniego kursu z dnia jej wypłacenia. R ozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej wskazuje, że tę zasadę stosuje się nie tylko do rozliczenia samej zaliczki, ale także do rozliczeń przekraczających udzieloną przed wyjazdem zaliczkę .

Więcej czytaj w artykule: Rozliczenie zaliczki w zagranicznej podróży służbowej >>

RODO. Ochrona danych osobowych. Przewodnik po zmianach

Publikacja pozwoli zapoznać się oraz jak najszybciej wdrożyć nową regulację w swojej działalności. Zmiany przepisów zostały przedstawione w unikalnej, tabelarycznej formule. Publikacja zawiera: tabelaryczne zestawienie, wyjaśnienia i komentarze ekspertów.

Kup już za: 99.00 zł

Potrzebujesz pomocy?
Konsultanci pracują od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 - 17:00
Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od INFORRB Platforma Rachunkowości Budżetowej i Prawa Pracy
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK