do góry
Pobieranie danych...
 
data dodania: 13.02.2018
codzienne aktualności na pulpicie - pobierz bezpłatną aplikację
 

Jak od 2019 r. zmieni się dokumentacja pracownicza

1 stycznia 2019 r. wejdą w życie przepisy umożliwiające przechowywanie i prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Ponadto skróceniu do 10 lat ulegnie okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Nowelizacja wprowadza także raport informacyjny, za pomocą którego płatnik składek będzie mógł przekazać do ZUS dane ubezpieczonego.

Zmiany wprowadzi ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Zgodnie z omawianą nowelizacją pracodawca zastosuje skrócony 10-letni okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika dla wszystkich pracowników zatrudnionych po dniu wejścia w życie ustawy.

Natomiast dla pracowników zatrudnionych w okresie po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. zasadą będzie przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Nie będzie to dotyczyć sytuacji, gdy pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych (o których mowa niżej w dziale poświęconym przekazywaniu dokumentacji do ZUS), a także raporty te faktycznie złoży.

Za pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. pracodawca nie będzie mógł złożyć raportów informacyjnych. Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych takich pracowników zawsze będzie wynosił 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Przykład

Przyjmijmy, że pracownik zostanie zatrudniony w sklepie od 1 lutego 2019 r. Zatem okres przechowywania jego dokumentacji pracowniczej według nowych zasad będzie wynosił 10 lat.

Dłuższy okres przechowywania w razie sprawy sądowej

W przypadku gdy pracodawca jest stroną wszczętego postępowania (bez względu na rodzaj postępowania), będzie zobowiązany do przechowania dokumentacji pracowniczej do czasu jego prawomocnego zakończenia, ale nie krócej niż do upływu 10-letniego okresu przechowywania. Natomiast, gdy pracodawca nie jest stroną postępowania, ale uzyska w jakikolwiek sposób wiadomość o toczącym się postępowaniu, w którym dokumentacja pracownicza będzie mogła stanowić lub stanowi dowód, okres przechowywania wydłuża się o dalsze 12 miesięcy ponad 10-letni obowiązkowy okres jej przechowywania.

Przykład

Pracodawca dowiedział się przypadkiem w czasie spotkania towarzyskiego, że toczy się sprawa sądowa, w której mogą być wskazane jako dowody w sprawie dokumenty znajdujące się w aktach osobowych jednego z byłych pracowników. W tym przypadku wydłuży się okres przechowywania tych dokumentów, nawet jeżeli już kończy się 10-letni okres ich przechowywania.

Okres przechowywania w razie ponownego zatrudnienia

Jeżeli pomiędzy byłym pracownikiem a pracodawcą zostanie nawiązany nowy stosunek pracy w okresie 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał poprzedni stosunek pracy - pracodawca nie będzie tworzył nowej dokumentacji pracowniczej, ale będzie kontynuował prowadzenie dotychczasowej dokumentacji. Zatem pracownik nie będzie przedkładał ponownie dokumentów, które znajdują się już w jego teczce pracowniczej. Okres przechowywania dokumentacji będzie liczony od ustania stosunku pracy, który najpóźniej wygasł lub rozwiązał się.

Przykład

Przyjmijmy, że pracownik 1 marca 2019 r. - po 5 latach przerwy - zatrudni się ponownie u tego samego pracodawcy. Jego akta osobowe będą zatem prowadzone na zasadzie kontynuacji istniejącej już dokumentacji.

Pracodawca będzie mógł kontynuować prowadzenie już istniejącej dokumentacji pracowniczej do czasu upływu 10-letniego okresu przechowywania. Po tym okresie, nawet jeżeli dokumentacja nie zostanie jeszcze zniszczona, a pracodawca nawiąże ponowny stosunek pracy z tym samym pracownikiem, będzie on zobowiązany do przygotowania nowej dokumentacji.

Przeczytaj więcej w artykule: Jak od 1 stycznia 2019 r. zmienią się przepisy dotyczące prowadzenia i przechowania dokumentacji pracowniczej >>

Sprawozdawczość budżetowa. Nowe rozporządzenie z komentarzem

W dniu 12 stycznia 2018 r. opublikowano nowe rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Główne zmiany wprowadzone względem rozporządzenia Ministra Finansów z 16 stycznia 2014 r. wynikają z: potrzeby doprecyzowania przepisów i rozszerzenia danych sprawozdawczych przekazywanych przez jednostki samorządu terytorialnego, likwidacji sprawozdań Rb-WSa i Rb-WSb o wydatkach strukturalnych w związku z nowelizacją ustawy o finansach publicznych.

Kup już za: 39.00 zł

Potrzebujesz pomocy?
Konsultanci pracują od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 - 17:00
Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od INFORRB Platforma Rachunkowości Budżetowej i Prawa Pracy
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK