do góry
Pobieranie danych...
 
data dodania: 21.01.2020
codzienne aktualności na pulpicie - pobierz bezpłatną aplikację
 

Czy pracodawca może używać imiennego adres e-mail byłego pracownika

Imienny adres e-mail zawiera dane z zakresu tzw. „danych zwykłych”, których przetwarzanie regulowane jest w RODO (art. 6 ust. 1). Oznacza to, że przetwarzanie takich danych osobowych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy spełniona jest jedna z przesłanek wskazanych w tym przepisie.

Jeśli pracodawca nadal posiada aktywny adres poczty elektronicznej byłego pracownika, który był przypisany do niego w trakcie pełnienia obowiązków, to pozostaje nadal administratorem tych danych. Z przepisów jednoznacznie wynika, że administratorem danych jest ten podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych. W omawianym przypadku podstawą przetwarzania danych byłego pracownika zawartych w adresie mailowym może być realizacja prawnie uzasadnionego interesu administratora.

Dodatkowo proces przetwarzania danych osobowych musi być zgodny z zasadami ustanowionymi w RODO. Do zasad tych zalicza się m.in.: ograniczenie celu przetwarzania lub minimalizację przetwarzanych danych. Wspomniane zasady wymagają, by proces przetwarzania był ukierunkowany na konkretny, wyraźny i prawnie uzasadniony cel, a także by zakres danych osobowych przetwarzanych na rzecz określonego celu był ograniczony do jak najmniejszego.

Odwołując się do omawianego przypadku, trzeba zaznaczyć, że jeśli byłego pracownika łączyła z pracodawcą umowa, zgodnie z którą był odpowiedzialny m.in. za kontakt z kontrahentami, to po zakończeniu współpracy pracodawca może chcieć nadal wykorzystywać ten adres mailowy, aby nie tracić możliwości nawiązania kontaktu z kontrahentami lub klientami. Może się to dokonać np. za pomocą automatycznej odpowiedzi kierowanej do klientów lub kontrahentów. Jeśli komunikat obejmuje informację o tym, że dany pracownik nie jest już zatrudniony oraz wskazanie, pod jakim adresem mailowym można kontaktować się z aktualnymi przedstawicielami danego podmiotu, to w ocenie Prezesa UODO tego rodzaju działanie można potraktować jako prawnie uzasadniony interes administratora danych.

Ważne, aby administrator miał świadomość, że prawnie uzasadnione interesy administratora mogą stanowić podstawę do przetwarzania tylko w sytuacji, w której mają one nadrzędny charakter w stosunku do interesów lub podstawowych praw i wolności osób, której dane dotyczą. W omawianym przypadku interes realizowany przez pracodawcę ma taki charakter. Dane byłego pracownika mogą być używane przez pracodawcę jedynie w sytuacjach, gdy klient podejmuje próbę kontaktu i jedynie w celu wskazania aktualnych danych kontaktowych. Adres mailowy zawierający imię i nazwisko byłego pracownika nie może być aktywnie wykorzystywany przez administratora, np. do pozyskiwania nowych klientów.

W omawianym przypadku konieczne dla ochrony uzasadnionego interesu pracodawcy jest, by poinformować kontrahentów, podejmujących próby nawiązania kontaktu z danym podmiotem poprzez adres mailowy opatrzony danymi, o aktualnych ścieżkach kontaktu. Co więcej, trwający proces przetwarzania powinien odbywać się z poszanowaniem dla wskazanych zasad, zarówno w związku z ograniczonym celem przetwarzania, jak i ograniczeniem zakresu przetwarzanych danych byłego pracownika do adresu mailowego składającego się z imienia i nazwiska oraz informacji o tym, że nie jest już pracownikiem tego podmiotu.

Źródło: Urząd Ochrony Danych Osobowych

Prawo pracy i ZUS 2020 - pakiet STANDARD

Pakiet poradników kompleksowo omawiający zmiany w przepisach prawa pracy regulujących tematykę zatrudnienia w 2020 r. oraz najbardziej popularnych form zatrudnienia cywilnoprawnego . Omawia m.in. problematykę rozliczania czasu pracy w tym roku kalendarzowym, z uwzględnieniem kwestii ograniczeń handlu w niedzielę. Wyczerpująco wskazuje zmiany dotyczące wynagradzania pracowników, nie zapominając przy tym o aspektach podatkowych i ubezpieczeniowych płac.

Kup już za: 49.00 zł

Potrzebujesz pomocy?
Konsultanci pracują od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 - 17:00
Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od INFORRB Platforma Rachunkowości Budżetowej i Prawa Pracy
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK